Vertrouwen is onontbeerlijk voor samenwerking en daarmee voor het succes van een organisatie. Welke rol spelen regels daarbij?
In een periode dat op veel plekken er een gebrek aan vertrouwen is worden regels ingezet om controle uit te oefenen en zo vertrouwen te herstellen. Ook ontstaan er meer en meer codes die als best practices aangeven hoe inhoud gegeven kan worden aan de regels (Corperate Governance code, Code Pensioenfondsen).
De vraag is of dat de weg is. Want is het niet zo dat hoe groter de wens naar controle is, hoe lager het vertrouwen is en als gevolg daarvan er meer aandacht is voor wat fout gaat dan voor wat goed gaat?
Regels worden in dat zicht vaak gevoeld als een beperking, veel extra werk opleverend en samen met een dominant oog op wat fout gaat, geeft dat een negatieve sfeer.
Ontstaat vertrouwen binnen organisaties zonder regels?
Veel moeilijker. Zonder regels interpreteren mensen situaties verschillend en verbinden aan situaties verschillende consequenties. Regels geven aan wat de consequenties zijn van een beschreven situatie en geven daarmee aan wat er verwacht mag worden. Weten wat er verwacht wordt schept vertrouwen tussen mensen en in die zin faciliteren regels dus vertrouwen. Hoe dan in praktische zin?
De regels zorgen er voor dat duidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is, hoe besluitvorming plaats vindt en hoe toezicht uitgeoefend kan worden. Die regels zijn geschreven zodat alle stakeholders weten waar ze aan toe zijn c.q. wat ze mogen verwachten.
In deze benadering faciliteren regels het vertrouwen tussen de betrokkenen. Dus niet om het leven zuur en gecompliceerd te maken maar als instrument om ordentelijk met situaties om te gaan.
In een periode waarin organisaties vaak voor verrassingen komen te staan door de snelle veranderingen waarmee ze worden geconfronteerd wordt het vertrouwen vaak op proef gesteld. Het gaat allemaal anders dan voorzien en tegenvallers vragen om actie.
Dan helpt het als er duidelijke procedures zijn en welke verantwoordelijkheden daarbij horen.
Dan kunnen de regels bijdragen aan de versterking van het vertrouwen. Regels die voorschrijven dat besluiten genomen moeten worden in een vergadering, wie die vergadering bijeen mag roepen, met een termijn voor oproeping, een agenda van wat er besproken gaat worden, een informatieplicht en wie al dan niet om toestemming gevraagd moet worden.
Vanuit deze meer positieve benadering van regels (vastgelegd in wetgeving, statuten, overeenkomsten) en dus niet als controle middel worden regels een hulpmiddel bij de besturing van organisaties juist wanneer het onderling vertrouwen onder druk staat. En niet alleen dat; we leven in een periode die om verandering vraagt en innovatie gedijt slecht in een sfeer waarin zaken die fout gaan meer aandacht krijgen dan zaken die goed gaan.
Zie ook: de paradox van de controle